江蘇環科院——項目管理讓一切都有序

江蘇省環境科學研究院成立于1985年，隸屬于江蘇省環境保護廳。經過30多年的發展，已成為集環境科研、管理支撐、工程設計及技術咨詢于一體的綜合性環境科研機構。是江蘇省唯一一所省級公益性、綜合性環境科研機構，是環保部重點關注和支持的省級環科院所。

近年來，江蘇省環科院主持完成省級以上課題百余項，其中國家重大水專項、科技部和環保部課題20余項，各類規劃數百項，工程類項目300多項，清潔生產審核300多項，環保核查100多項，環境監理80多項。

每年執行的課題數量眾多，但院里也面臨著所有科研院所的無法擺脫的一些困境：

首先是科研項目數量眾多，項目涉及人員多，人員同時主導或參與的項目也多，項目進展主要靠口頭匯報，導致項目時間節點難以把握，項目進度難以控制。

運用科研項目管理軟件后，所有項目的基本信息在立項時就已經開始建立，項目的負責人、參與人員都很清晰，項目計劃管理功能可以對項目任務進行層層分解和跟蹤。軟件提供了易用的查詢功能，按項目類別或項目經理，都可以方便地列出不同類別項下的所有項目或每個人涉及的所有項目，并能通過點擊項目名稱查看項目的費用和進度詳情，非常方便。

其次項目預算管理過程復雜，耗費科研人員與財務人員極大精力。

每年的項目申報，需要做出每個項目的精確預算，費用報銷時，需要與預算額度進行對比，防止超出預算，結題時，要把項目的每一筆支出與預算進行核對。

傳統模式下，項目負責人與財務人員得分別通過EXCEL表去管理這些信息，萬一有一筆支出沒有及時登記，對帳就會發生錯誤，需要查找原始憑證就更加困難。

有了宇凡公司開發的科研項目管理軟件，強大的經費管理模塊在很好地解決了這個問題。每個項目都執行標準化的經費管理流程，對每一個項目都有預算及預算變更的管理，所有的費用支出與報銷都在系統中完成登記與審批，財務人員及管理人員和項目人員都能隨時按各自的權限查詢到每個項目的預算和預算執行情況。管理人員也能為每個項目設置控制策略，使超過預算的費用根本沒有機會報帳，大大節約了財務人員和科研人員的時間。

最后，項目從申報到執行過程乃至結果鑒定報獎，種種文書工作非常繁瑣。科研人員平均在一個小項目上花費的此類時間要一個月，大項目至少要兩個月甚至更多。而這些總結或報告以及其他項目資料，在結題后，以紙質形式存檔起來，多數的命運就是束之高閣，其他人想到查詢和利用，非常困難。

宇凡軟件的項目文檔管理模塊，可以按項目、按文檔類型分類保存每一次項目文檔。而通過分類檢索或全文查詢，這些文檔可以方便地被再次利用或借鑒，這使科研人員的文書工作和科研效率都得以提升。以前一個月才能完成的工作，現在一個星期就能搞定。

客戶：原來花一兩天才能統計清楚的項目費用，現在只要三分鐘就能查詢出來，我們會計用上了宇凡軟件，不用加那么多的班了。